7.   Reglement og plikter

 7.1 Varslings rutiner (Whistleblowing)
Eik har egen tilgjengelig varslingsrutine, et sammendrag av dette finner du her  
Uredelighet
I EIK skal vi ha en kultur for åpenhet og kommunikasjon i alle ledd i organisasjonen.
Dette er viktig for arbeidsmiljøet, men også for den enkeltes trivsel på jobben.

Alle ansatte har rett og i mange tilfeller plikt til å varsle om å rapportere om mislighold som oppstår i forbindelse med selskapets virksomhet. Vi oppfordrer alle våre ansatte til å rapportere sine bekymringer om ulovlig eller uetisk oppførsel som de blir oppmerksomme på i forhold til arbeidet sitt.

Vi har implementert denne varslingspolicyen for å sikre at ansatte kan uttrykke sine bekymringer på en ansvarlig og effektiv måte internt. Policyen skal også sikre en trygg og forsvarlig håndtering av varslingsmeldinger ved Eik.

Ansatte oppfordres til å rapportere sine bekymringer om brudd på lover og forskrifter, Eiks skriftlige retningslinjer og prosedyrer, eller andre etiske standarder som er allment anerkjent i samfunnet, for eksempel

·      Fare for liv og helse

·      Fare for miljøet

·      Korrupsjon eller annen finansiell kriminalitet. 

·      Misbruk av myndighet

·      Uforsvarlig arbeidsmiljø, inkludert trakassering, menneske- og arbeidsrettighetsbrudd 

·      Brudd på personopplysningsregelverket. 

Forhold som kun gjelder den ansattes eget ansettelsesforhold til bedriften, vil som hovedregel ikke anses som mislighold etter loven med mindre det ellers faller inn under ovennevnte beskrivelser. Slike saker vil ikke bli håndtert i samsvar med denne policyen og bør tas opp med din leder

Rettigheter og plikter
Ansatte har en juridisk rett til å rapportere om slik ulovlig aktivitet eller forseelse som beskrevet ovenfor i forhold til selskapets virksomhet iht Arbeidsmiljølovens Kapittel 2

Arbeidstaker har også en juridisk plikt til å melde fra dersom de får kjennskap til trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen, eller forhold som kan sette liv eller helse i fare som arbeidstakeren ikke selv kan rette, jfr. Arbeidsmiljølovens § 2-3 

 Konfidensialitet

Alle varslingsmeldinger gjort i Eik vil bli behandlet konfidensielt. Dette betyr at:

·      Varslerens identitet skal avsløres strengt etter behov for å vite, kun til de som mottar og håndterer rapporten. Enhver som mottar og håndterer rapporten skal holde varslerens identitet konfidensiell i den grad det er mulig og tillatt ved lov.

·      Håndteringen av rapporten er konfidensiell, og informasjon om innholdet i rapporten blir kun utlevert til personer som er strengt nødvendig å vite. At det er foretatt melding, hva meldingen gjelder og at den etterforskes, kan formidles til organisasjonen, myndigheter, media eller andre dersom det anses nødvendig

Hvordan varsle:

Enhver varslingsrapport skal gjøres på en ansvarlig måte i samsvar med denne policyen, uansett årsak til rapporten. Rapporter kan gjøres muntlig eller skriftlig

Rapportering skal som hovedregel skje internt i bedriften og primært til din linjeleder. Hvis dette ikke er mulig eller hensiktsmessig (f.eks. fordi saken angår din leder), kan du rapportere til EIKs CEO. Meldinger kan også gis til selskapets tillitsvalgte, eller gjennom advokat for den ansattes regning. Hvis du ikke får noe passende svar eller ikke føler deg komfortabel med å rapportere saken til noen av de nevnte personene, kan du rapportere til lederen av EIKs styre.

Varsling skal meldes inn på ma@eikservering.no. 
Ansatte kan også alltid rapportere til offentlige myndigheter. 

Utlevering til media eller offentligheten for øvrig er ikke akseptabelt, med mindre arbeidstakeren er i god tro med hensyn til innholdet i rapporten, meldingen gjelder misligheter som har allmenn interesse og den ansatte har forsøkt intern rapportering først eller har grunn til å tro at intern rapportering ikke vil være hensiktsmessig.

7.2 Seksuell trakassering

Eik har en egne retningslinjer for å motvirke seksuell trakassering, og et utdrag av dette finner du her. Hos Eik er vi forpliktet til å tilby et trygt miljø for alle våre ansatte fritt for diskriminering i noen form og fra trakassering på jobb, inkludert seksuell trakassering. 

Eik har null-tolleransepolitikk for alle former for seksuell trakassering på arbeidsplassen fra ansatte, kunder og gjester. 

Eik vil behandle alle hendelser seriøst og umiddelbart etterforske alle anklager om seksuell trakassering. Alle varsler om seksuell trakassering vil bli tatt på alvor og behandlet med respekt og fortrolighet.  

Alle, inkludert ansatte, kunder, gjester eller besøkende som seksuelt trakasserer en annen vil bli irettesatt. Ansatte som blir funnet å ha trakassert en annen seksuelt vil møte disiplinære tiltak, og til og inkludert oppsigelse fra ansettelsen. 

Seksuelle overgrep vil alltid bli politianmeldt.  

Eik forventer at de ansatte sier ifra når disse reglene brytes. Rapporter skal leveres og behandles i henhold til Eiks varslingspolicy. Dersom en ansatt opplever ubehagelige situasjoner med en gjest, kollega eller andre, skal nærmeste leder bli varslet så raskt som mulig. Lederne har en aktiv plikt til å handle når de blir informert om brudd på denne retningslinjen, og skal umiddelbart beskytte den ansatte. 

Eksempler på trakassering og seksuell trakassering

Fysisk:

·      Uvelkommen fysisk kontakt inkludert klapping, klypning, styrking, kyssing, klem og kjærlig eller upassende berøring. 

·      Fysisk vold, inkludert seksuelle overgrep

·      Bruk av jobbrelaterte trusler eller belønninger for å be om seksuelle tjenester. 

Verbalt: 

·      Kommentarer til en kollegas kropp eller utseende, alder, privatliv osv. 

·      Negative eller seksualiserte kallenavn

·      Seksuelle kommentarer, historier, og vitser

·      Seksuelle tilnærminger 

·      Gjentatte og uønskede sosiale invitasjoner til dater eller fysisk intimitet. 

·      Fornærmelser basert på arbeiderens kjønn

·      Nedlatende bemerkninger

·      Sending av nakenbilder og pornografisk materiale. 

7.3 Etiske retningslinjer 

Eik har en egne etiske retningslinjer og et sammendrag av dette finner du her.

Eik er forpliktet til og forventer høyeste etiske standard og integritet fra alle våre ansatte, tilknyttede selskaper og datterselskaper. 

Formålet med disse etiske retningslinjene er å beskrive kravene til ansvarlig etisk adferd og forretningspraksis i Eik. Forpliktelsene til etisk oppførsel er viktig for oss ansatte, gjester/kunder, forretningspartnere, leverandører og det generelle samfunnet som helhetlig bidrar til å opprettholde den gjensidige respekten og tilliten som er viktig for å drive en vellykket bedrift. 

Eik oppfordrer til rapportering av brudd på lover og forskrifter, disse etiske retningslinjene eller andre underliggende retningslinjer. 

Rapportering gir selskapet en mulighet til å rette opp problemer og hindre at problemene vokser. 

Disse retningslinjene gjelder i Eik og dets datterselskaper- alle ansatte, ledere og medlemmer av styret.  

Etiske prinsipper

Eik skal ivareta et arbeidsmiljø som er preget av åpenhet, kommunikasjon og respekt for individet. 

Vi anerkjenner organisasjonsfriheten. Rettferdig ansettelsespraksis som følger av normer, lover eller lokale retningslinjer som er juridisk bindende for Eik skal være grunnleggende standard i alle Eik- enheter. 

Ingen diskriminering, trakassering, eller mobbing tolereres. Mangfold, og en balansert arbeidsstyrke når det gjelder kjønn, er anerkjent som en styrke og en fordel. Eik har nulltoleranse mot seksuell trakassering på arbeidsplassen. Eiks policy og retningslinje for håndtering av hendelser med seksuell trakassering på arbeidsplassen er videre beskrevet i Eiks policy for å forhindre seksuell trakassering på arbeidsplassen. 

Helse, miljø og sikkerhet er svært viktig for Eik og skal sikre en trygg og tilfredsstillende arbeidsplass. Eik skal ikke drive med eller støtte noen form for tvangs- eller barnearbeid. 

Alle ansatte har en plikt til å behandle Eiks eiendom med aktsomhet. Skade eller tap som følge av grov uaktsomhet kan føre til erstatningskrav. 

Det er forbudt å være beruset mens du jobber eller på arbeidsplassen, ei heller innta rusmidler under arbeidstiden. CEO kan i særskilte tilfeller gi fritak for alkoholkonsum i forbindelse med representasjon, eller sosiale arrangementer i Eik, eller under tilsvarende forhold. 

7.4 Gaver  

Det å motta eller gi gaver kan utgjøre, eller oppfattes å utgjøre, en utilbørlig fordel. Det å motta gaver eller andre fordeler kan misbrukes i bestikkelsesformål. 

 Selskapets policy på gaver og representasjon er som følger: 

a)     Gaver og representasjon skal alltid gis, tilbys eller tas imot i en transparent måte og i en profesjonell kontekst.

b)    Det er ikke anledning til å gi gaver eller representasjon til offentlige ansatte. 

c)     Gaver eller representasjon skal aldri tilbys eller gis til personer som utøver myndighet eller kan påvirke beslutninger, i en anbuds- eller kontraktsforhandling som selskapet er involvert i 

d)    Gaver eller representasjon må aldri være ekstravagant og bør være i samsvar med vanlig forretningspraksis. 

e)     Kontanter eller tilsvarende skal aldri tilbys, gis eller mottas. 

f)     Du må aldri donere gaver eller andre fordeler på vegne av selskapet (eller dets medarbeidere).

g)    En gave kan tilbys, eller mottas i forhold til ansatte når den er i tråd med overnevnte krav, den må være moderat og ikke overstige en verdi på 1000 kr. 

h)    Representasjon kan tilbys eller mottas i forhold til ansatte når det er i tråd med overnevnte krav, og den har en riktig forretningskontekst. Summen kan ikke overstige en verdi på 2000 kr. 

i)      Dersom du mottar eller blir oppmerksom på at du vil bli tilbudt en gave eller representasjon som ikke er i henhold til kravene nevnt ovenfor, skal din nærmeste overordnede informeres, og skal avgjøre om aksept av en slik gave eller representasjon kan påvirke din upartiskhet og dersom om det kan godtas/beholdes eller avslås. Ved tvil skal overordnede rådføre seg med CEO. 

j)      Alle utgifter må regnskapsføres i samsvar med gjeldende lover og interne retningslinjer. Du er ansvarlig for å rapportere eventuelle gaver eller fordeler mottatt fra tredjeparter til skattemyndighetene og/eller andre offentlige myndigheter i samsvar med gjeldende lover og regler til enhver tid. 

7.5  Sosiale medier

Det du publiserer er ditt ansvar, men når du publiserer på vegne av et av selskapene i Eik reflekterer dette oss som bedrift. Å publisere noe fra arbeidsplassen er ikke en rett, men en mulighet. Legg derfor omtanke i det du velger å publisere, og publiser i henhold til de retningslinjer og gitte lover som kan påvirke oss som selskap, for eksempel alkoholloven. 

Vær fornuftig og legg omtanke i hva du evt. publiserer fra arbeidsplassen. Vær nøye med å ikke bryte taushetsplikten og konfidensiell informasjon. 

Husk å be om tillatelse før du publiserer både fra gjester, kollegaer og samarbeidspartnere.  

7.6 Disiplinære handlinger

Unnlatelse fra å handle i samsvar med retningslinjene for oppførsel og etiske retningslinjer kan føre til disiplinære handlinger. Slik svikt inkluderer brudd eller hjelpe andre til brudd på retningslinjene. Dette gjelder også om en bevisst unnlater å rapportere brudd, eller straffe noen som har meldt fra om brudd på de etiske retningslinjene. 

Disiplinære handlinger kan omfatte muntlig advarsel, skriftlig irettesettelse, suspensjon, eller oppsigelse, og i noen tilfeller henvisning til straffeforfølgelse. 

7.7 Kontaktliste

Maria Aas Eng      CEO/ Adm direktør                             ma@eikservering.no

Espen Jakobsen     CHRO / HR direktør                            ej@eikservering.no